Chi cerca quanto costa un ufficio stampa per hotel di solito vuole un numero. Il numero, con Press & Pillow, esiste ed è pubblico: un servizio continuativo di PR e ufficio stampa parte generalmente da circa 1.600 euro al mese, senza applicazione dell’IVA in regime forfettario. Ma è una soglia di partenza, non un listino, ed è anche la parte meno interessante della risposta. La domanda che conviene farsi non è “quanto costa”, ma “che cosa sto davvero comprando con quella fee”. Due preventivi con la stessa cifra possono contenere quantità e qualità di lavoro completamente diverse.
In questo articolo spiego da cosa dipende il prezzo di un ufficio stampa, cosa include realmente il mio servizio, cosa resta fuori, e perché riesco a partire da quella soglia senza che significhi ricevere di meno. Lo faccio con la trasparenza che vorrei trovare io, se fossi dall’altra parte a valutare un investimento.
Quanto costa un ufficio stampa per hotel?
Non esiste un tariffario unico. Il costo di un ufficio stampa dipende da chi fa il lavoro, dalla sua seniority, dalla struttura che ha alle spalle, dai mercati coinvolti e dall’intensità delle attività. In Italia esistono modelli molto diversi, dal freelance con un perimetro di attività limitato alle agenzie strutturate con team e organizzazioni più complesse. Con Press & Pillow si parte generalmente da circa 1.600 euro al mese, senza applicazione dell’IVA in regime forfettario, come soglia indicativa: non un pacchetto uguale per tutti, ma il punto da cui costruisco un preventivo sul progetto reale.
Confrontare due preventivi guardando solo la cifra finale, però, è il modo più sbagliato di scegliere. Ed è esattamente il tema di questo articolo.
Perché due preventivi PR possono valere cose molto diverse
Una fee PR non compra un numero di comunicati. Compra tempo, competenza, relazioni e la capacità di creare occasioni editoriali. Ecco perché due preventivi con lo stesso prezzo possono essere due cose profondamente diverse.
Quando valuti un preventivo di ufficio stampa, il numero conta molto meno di quello che c’è dentro: chi lavora davvero sul progetto e con quale esperienza, se parli direttamente con quella persona o con un intermediario, quanto è personalizzato il pitching, se c’è follow-up, come vengono gestite le richieste dei giornalisti, quanta strategia e quanta disponibilità sono comprese. Due strutture possono chiedere la stessa cifra e offrire, di fatto, due mestieri diversi.
C’è poi una categoria di voci che, quando le vedo in un preventivo, mi lasciano perplesso. Il costo di onboarding o di setup del press kit fatturato a parte, come se preparare gli strumenti di lavoro non fosse parte del lavoro. La fee legata al numero di invii, del tipo “scrivo a un massimo di cento giornalisti, se ne vuoi centocinquanta paghi di più”, come se contattarne di più alla cieca fosse un pregio e non un difetto. Il reporting fatturato separatamente, cioè far pagare al cliente il diritto di vedere i risultati del servizio che sta già pagando. Nel mio modo di intendere le cose, tutto questo fa parte naturale del servizio. Chi lo scorpora sta vendendo una base bassa sapendo che guadagnerà su ogni cosa in più.
Cosa include il servizio continuativo di Press & Pillow
A partire dalla fee, un hotel riceve un servizio completo e continuativo, pensato come una funzione PR esterna e non come un fornitore a cui delegare l’invio di comunicati. In concreto: strategia editoriale, media mapping, comunicati stampa, pitching personalizzato uno a uno, follow-up, gestione di tutte le richieste dei giornalisti (comprese quelle in arrivo, quando l’hotel indica il mio contatto come ufficio stampa), call strategiche, definizione delle notizie, creazione del press kit, monitoraggio e reporting. Quando il mandato prevede attività internazionali, i mercati concordati rientrano nel perimetro del lavoro: non applico un tariffario a consumo per ogni Paese o singolo mercato.
Il senso è semplice: divento un altro membro del tuo team. Qualcuno che si dedica al tuo albergo come se fosse suo, con cui pianificare in anticipo e confrontarsi sulle scelte, non un service esterno a cui mandi un brief aspettando un report.
Comunicati senza tetto artificiale
Non esiste un limite numerico ai comunicati, e non vendo quote del tipo “due comunicati al mese, dal terzo si paga”. Un comunicato si scrive quando c’è davvero una notizia, cioè qualcosa che rende l’hotel unico: un progetto legato al territorio, un’iniziativa stagionale, una collaborazione. Non si scrive per ogni piccola cosa. Aver aggiunto un drink al menu non è una notizia, e nemmeno fare il cenone di Capodanno come lo fanno tutti gli hotel con un ristorante. Pubblicare comunicati deboli non è un servizio in più: è un modo per logorare l’attenzione dei giornalisti. Il numero giusto lo detta il progetto, non una tabella.
Un solo interlocutore, sempre raggiungibile
Lavori sempre con me, direttamente. Puoi scrivermi o chiamarmi, anche su WhatsApp, quando ne hai bisogno: rispondo a strettissimo giro e, in ogni caso, entro ventiquattr’ore ci sentiamo. Non ci sono call o consulenze “incluse fino a un tot e poi finite”. La consulenza è continua, come se avessi una persona dedicata dentro la struttura. A me fa piacere essere coinvolto nella strategia, ragionare insieme, dire “sì, no, forse, parliamone”. È la parte del lavoro che preferisco, e la considero compresa, non un extra.
Il lavoro proattivo (e invisibile)
Buona parte del mio lavoro non si vede, e non dipende dal fatto che il cliente mi porti una notizia pronta. Ogni giorno leggo gli articoli delle testate e dei giornalisti che ci interessano, per capire di cosa stanno scrivendo e intercettare rapidamente le occasioni: il pezzo sui migliori hotel per il benessere, per il sonno, per il relax, sulle piscine panoramiche più belle di una certa zona. Cerco l’aggancio anche dove sembra non esserci, penso continuamente a come riconfezionare qualcosa che l’hotel già offre per renderlo di nuovo notiziabile. È questo tenere il cliente costantemente nel campo visivo dei giornalisti che, alla fine, produce le uscite. E succede dentro la fee, senza che nessuno lo chieda.
Cosa resta fuori dalla fee: le spese vive
Fuori dalla fee restano solo le spese vive, ed è giusto che sia chiaro fin dall’inizio. Sono tre voci: le mie trasferte (viaggio, vitto e alloggio), le trasferte dei giornalisti ospitati, e l’eventuale produzione di asset fotografici. Le foto mi servono per lavorare, ma non le realizzo io perché non sono un fotografo: se serve uno shooting, è un costo esterno.
Non sono costi nascosti, e non arrivano mai come sorprese in fattura. Tutto viene concordato e approvato in anticipo, caso per caso. Una trasferta la consiglio quasi sempre all’inizio, e vale la pena spiegarne il motivo: suggerisco di farmi vivere un paio di notti l’hotel, perché comunico molto meglio ciò che ho conosciuto davvero, e perché così posso dirti con onestà cosa funziona e cosa, secondo me, va sistemato prima di esporsi alla stampa. È una spesa, ma è anche parte della qualità del lavoro.
Perché Press & Pillow parte da circa 1.600 euro al mese
Parto da questa soglia per una ragione strutturale, non perché offra meno. Press & Pillow nasce con una struttura indipendente e volutamente snella: lavoro direttamente sui progetti, senza i livelli organizzativi e i costi fissi di una struttura più grande. Vengo da contesti internazionali esigenti, sono specializzato solo nell’hospitality e questo mi rende rapido. Gran parte dei costi che una struttura più grande deve necessariamente sostenere, e ribaltare sulla tariffa, nel mio modello semplicemente non esiste. Quella differenza non la scarico riducendo il lavoro: la scarico sulla fee.
C’è poi un modo onesto di leggere quella cifra. Milleseicento euro al mese è una fee di consulenza, non uno stipendio: nessun onere contributivo, nessun TFR e nessun costo per ferie, malattia o postazione a carico dell’hotel. È una figura senior esterna, con oltre nove anni di esperienza e un passato in un gruppo come Belmond a Portofino, a un costo che, a conti fatti, un hotel difficilmente sosterrebbe per una risorsa interna anche di livello iniziale. Non lo dico per sminuire nessuno. Lo dico perché è il modo corretto di mettere in rapporto quello che spendi e quello che ricevi.
E c’è un limite che mi impongo di proposito: seguo al massimo tre clienti continuativi alla volta. Non sono un account tra cinquanta. Scelgo di lavorare con pochi progetti proprio per poter garantire a ciascuno attenzione vera e qualità del rapporto.
Cosa stai davvero comprando con una fee PR
Con una fee PR non stai comprando un numero di comunicati. Stai comprando la certezza di avere accanto qualcuno che si dedica al tuo albergo come fosse suo, sempre pronto a ragionare di strategia e a far crescere il progetto insieme a te.
Una parte enorme del valore sta in ciò che non viene fatto. Vale molto sapere a chi non scrivere: se un giornalista si occupa di benessere in hotel di alto livello, gli propongo il tuo hotel quando ha davvero un’offerta wellness da raccontare, non lo inondo di notizie che non gli interessano. Il pitching inutile brucia le relazioni, e le relazioni sono il vero patrimonio di questo mestiere. Vale altrettanto saper dire a un cliente “questa storia non è abbastanza forte”, invece di trasformare in comunicato qualcosa che i media ignorerebbero. Un fornitore che vive sul numero di invii non ha nessun interesse a dirtelo. Io sì, perché il mio lavoro si misura sulla qualità di ciò che esce, non sulla quantità di ciò che spedisco.
“Costa meno” significa “vale meno”?
No, e la distinzione è importante. Il prezzo non è ridotto perché sia ridotto il lavoro. È diverso il modello con cui quel lavoro viene erogato. Nel mio caso, meno struttura intorno significa meno costi da coprire, non meno servizio.
Quando un hotel mi dice che un altro professionista costa cinquecento euro in meno, la mia risposta è che la seniority ha un valore, e va pagata per quella che è. Con me hai consulenza illimitata, pitching proattivo sui mercati concordati sempre compreso, attività continua e la garanzia di qualcuno che lavora sul tuo progetto tutti i giorni, non una volta a settimana. Il modo peggiore di scegliere un ufficio stampa è guardare solo il prezzo. È come comprare un paio di scarpe da dieci euro perché costano poco, e poi camminarci col dolore finché non ne compri un altro paio, più caro: hai speso dieci euro, che è poco, ma al conto va sommato tutto quello che hai dovuto ricomprare dopo.
Come costruisco un preventivo (e perché non esistono pacchetti standard)
Non propongo pacchetti standard e non mando mai una cifra al buio. Prima studio il progetto: le sue reali dimensioni e necessità, gli obiettivi, quante attività avrebbe senso fare insieme, quante notizie genera davvero, se c’è una sola proprietà o più di una da seguire. Avendo lavorato dentro gli hotel, so anche come ragiona una struttura quando destina risorse alla comunicazione, e questo mi permette di costruire un preventivo realistico: legato al tuo progetto e ai risultati che voglio farti ottenere, non a un listino uguale per tutti.
La soglia dei 1.600 sale quando il lavoro si fa più intenso. Molte notizie da gestire, lanci frequenti, più proprietà da seguire in parallelo, un perimetro e delle aspettative più ampi: un progetto che genera una notizia forte ogni settimana richiede semplicemente più lavoro di uno che ne genera una al mese, e la fee lo riflette. La cifra, insomma, non è mai un caso: è la traduzione onesta di quanto lavoro il progetto richiede.
Per quale hotel Press & Pillow non è la scelta giusta
Non sono la scelta giusta per tutti, e preferisco dirlo. Un grandissimo hotel che fa parte di una catena internazionale, con centinaia di camere e la necessità di far uscire notizie coordinate su molti mercati nello stesso momento, ha bisogno della struttura di una grande agenzia, non di un consulente singolo. È un modello diverso, per esigenze diverse, e su quando conviene l’uno o l’altro ho scritto un articolo a parte.
C’è poi un secondo caso, più delicato: una struttura che non è ancora pronta a esporsi alla stampa, perché il prodotto o l’esperienza dell’ospite non sono ancora all’altezza. In quella situazione, qualsiasi fee sarebbe spesa male, e il mio primo consiglio sarebbe di aspettare. Ne ho parlato in una bella storia non basta: quando una struttura non è ancora pronta per le PR.
In sintesi
Quanto costa un ufficio stampa per hotel dipende da cosa c’è dentro la fee, molto più che dalla cifra in fondo al preventivo. Con Press & Pillow si parte da circa 1.600 euro al mese, senza applicazione dell’IVA in regime forfettario, per un servizio continuativo, senior e diretto, in cui il prezzo competitivo è la conseguenza di un modello snello, non di un lavoro ridotto. Quello che compri non è un numero di comunicati, ma una persona esperta che si occupa del tuo hotel come se fosse suo.
Se stai confrontando più preventivi PR per il tuo hotel, il modo più utile per iniziare è una conversazione sul progetto. Ti dirò con franchezza quale perimetro di lavoro avrebbe senso, se una collaborazione continuativa è davvero necessaria e cosa aspettarti in modo realistico. Puoi vedere i servizi di PR e media relations, leggere le domande frequenti o scrivermi direttamente.
Domande frequenti
Quanto costa un ufficio stampa per hotel?
Non esiste una tariffa universale: dipende da seniority, struttura del fornitore, mercati e intensità del lavoro. Sul mercato convivono modelli molto diversi, dal freelance con un perimetro di attività limitato alle agenzie strutturate con team e organizzazioni più complesse. Con Press & Pillow si parte generalmente da circa 1.600 euro al mese, senza applicazione dell’IVA in regime forfettario, come soglia indicativa da cui costruire un preventivo sul progetto reale.
Cosa comprende la fee mensile di Press & Pillow?
Strategia, media mapping, comunicati stampa senza tetto artificiale, pitching personalizzato, follow-up, gestione delle richieste dei giornalisti anche in arrivo, call strategiche, definizione delle notizie, press kit, monitoraggio e reporting. Quando il mandato prevede attività internazionali, i mercati concordati rientrano nel perimetro del lavoro, senza un tariffario a consumo per ogni singolo Paese. Restano fuori solo le spese vive (trasferte mie e dei giornalisti, eventuale produzione fotografica), sempre concordate in anticipo.
Il numero di comunicati stampa è limitato?
No, non c’è un tetto numerico, e non vendo quote mensili. Un comunicato viene scritto quando il progetto genera una notizia che merita davvero di arrivare ai media. Pubblicare comunicati deboli solo per “riempire” un pacchetto è controproducente, perché consuma l’attenzione dei giornalisti.
Press trip e trasferte sono compresi nella fee?
L’organizzazione e la gestione di un press trip rientrano nel lavoro. Le spese vive no: il viaggio, il vitto e l’alloggio, sia miei sia dei giornalisti ospitati, sono a parte, e vengono sempre concordati e approvati prima. Non sono costi nascosti, sono confini chiari della fee.
Perché Press & Pillow parte da circa 1.600 euro al mese?
Per la struttura del modello, non per un servizio ridotto. Press & Pillow ha una struttura indipendente e volutamente snella: lavoro direttamente sui progetti, senza i livelli organizzativi e i costi fissi di una struttura più grande, e sono specializzato solo nell’hospitality. I costi che una struttura più grande deve ribaltare sulla tariffa, qui non esistono. È una consulenza senior senza gli oneri di una risorsa interna, offerta a un numero volutamente ristretto di clienti, al massimo tre continuativi alla volta.
Un ufficio stampa può garantire un certo numero di articoli?
No, e chi lo promette andrebbe guardato con sospetto. La copertura editoriale è earned media: dipende dalle scelte libere dei giornalisti. Un buon ufficio stampa può costruire le condizioni perché le uscite arrivino, e lavorare perché siano pertinenti e autorevoli, ma non può garantire un numero preciso di articoli.
